Démarche Obtenir un certificat de signature ou de cachet électronique professionnel

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MC 98000 MONACO

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Principe et Conditions

Afin d’obtenir un certificat électronique de signature ou de cachet électronique professionnel, il faut réaliser une demande auprès de la Direction de l’Expansion Économique.

Les certificats électroniques délivrés ont une durée de validité de 3 ans. Le prix fixé est de 120€ et n’est pas soumis à la TVA.

Toute entreprise immatriculée au RCI monégasque peut en faire la demande.

Si vous êtes le futur utilisateur du certificat, vous pouvez vous présenter en personne à la Direction de l'Expansion Économique en suivant les indications ci-dessous dans l'onglet "demande par le porteur".

Le futur utilisateur est appelé "porteur" et est la personne identifiée dans le certificat et qui en fera usage par la suite.

Si le porteur ne se présente pas lui-même en personne à la Direction de l'Expansion Économique, un mandataire de certification peut être désigné afin de réaliser les demandes et les retraits de certificats pour d’autres personnes de la société en suivant les indications ci-dessous dans l'onglet "demande par un mandataire ". 

Le mandataire de certification est désigné par le représentant légal. Il doit tout d’abord s'enregistrer pour pouvoir ensuite gérer le parc de certificats de la société. 

Le porteur de certificat (exemple : représentant légal, salarié de l’entreprise ou tiers habilité) va remplir lui-même les formulaires requis, les transmettre par courriel à la Direction de l'Expansion Économique puis se présenter en personne au rendez-vous donné par celle-ci.

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Obtenir et remplir les formulaires

Le formulaire nécessaire à l’enregistrement d’un porteur est disponible en téléchargement ci-contre : Télécharger le fichier Formulaire d'enregistrement porteur (355-0069-01-2021) Formulaire d'enregistrement porteur (355-0069-01-2021)

Celui-ci doit être téléchargé et rempli au format électronique (PDF).

Le futur porteur et le représentant légal doivent prendre connaissance des Conditions Générales d'Utilisations disponibles en téléchargement ci-contre : Télécharger le fichier Conditions Générales d'Utilisation Conditions Générales d'Utilisation

 

Ce document contient deux parties :

  • Une partie complétée par le futur porteur : Formulaire de demande de certificat de signature ou de cachet électronique pour les entreprises
  • Une partie complétée par le représentant légal qui autorise ainsi le futur porteur à effectuer une demande de certificat professionnel au nom de l’entreprise : il s'agit d'une attestation du représentant légal autorisant la demande de certificat pour un porteur

 

NB : les champs du formulaire au format PDF ne doivent pas être remplis de manière manuscrite mais saisis directement dans le PDF.

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Envoyer le formulaire pour prise de rendez-vous

Le futur porteur transmet le formulaire dûment rempli à la Direction de l’Expansion Économique par courriel à l’adresse esign@gouv.mc .

Si un formulaire est incomplet, une demande de compléments est transmise à l’expéditeur (par retour de courriel).

Si le formulaire est complet, une date de rendez-vous est proposée au futur porteur.

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Réunir les documents justificatifs en amont du rendez-vous

En amont du rendez-vous, le futur porteur doit :

  • Imprimer ledit formulaire précédemment complété et transmis par courriel à la Direction de l'Expansion Économique 
  • Le signer et le faire signer par le représentant légal (les Conditions Générales d'Utilisation doivent être acceptées puis signées de manière manuscrite afin de valoir acceptation)
  • Et préparer l’original et la photocopie de sa pièce d’identité (carte d'identité, carte de séjour ou passeport)

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Déroulé du rendez-vous

A l’heure du rendez-vous le demandeur doit être muni des documents indiqués au point 3.

Le prix fixé est de 120€ pour enregistrer un porteur et n’est pas soumis à la TVA. Le paiement est réalisé par TPE, chèque ou en espèces. 

La carte à puce contenant le certificat ainsi qu’un document papier contenant le code d’accès sont remis au porteur.

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Activer le certificat

Dès lors que le porteur est muni de sa carte à puce contenant son certificat, il peut activer celui-ci en cliquant sur le lien transmis automatiquement par courriel à l’adresse fournie dans le dossier.

Après avoir saisi le code d’accès fourni sur le document papier délivré lors de la remise, le porteur accède à son code PIN et peut alors faire usage de son certificat pour signer ou cacheter des documents.

 

Comment procéder à l’activation ?

  • Ouvrir le courriel "Activation de votre certificat" reçu à la suite de votre enregistrement
  • Cliquer sur le lien URL dans le corps de ce courriel
  • Saisir le code d’accès (du document papier remis lors du rendez-vous) sur la page qui s’affiche
  • Une page avec un lien URL vers un PDF téléchargeable contenant votre code PIN s’affiche

 

NB : Vous devez conserver précieusement votre code PIN. Il vous sera demandé à chaque signature.

Si vous rencontrez des difficultés pour activer votre certificat, veuillez solliciter la Direction de l'Expansion Économique par courriel à l'adresse suivante : esign@gouv.mc  

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Utiliser le certificat de signature ou de cachet électronique professionnel

De quoi avez-vous besoin ?

  • Votre carte à puce contenant votre certificat de signature ou de cachet électronique
  • Votre lecteur de carte (USB)
  • Le logiciel SafeNet Client installé sur votre ordinateur (disponible en téléchargement sur cette page )
  • Votre document en PDF, ouvert dans le logiciel gratuit Adobe Reader

 

Comment signer un document ?

  • Branchez le lecteur de carte USB à votre PC et y introduire la carte 
    NB : la 1ère fois que la carte est introduite dans le lecteur, un avertissement de sécurité s’affiche avec la question « Voulez-vous installer ce certificat ? ». Cliquez sur «Oui». Le certificat sera alors reconnu lorsqu’il sera introduit dans le lecteur
  • Ouvrez votre document dans Adobe Reader
  • Cliquez sur « Outils » en haut à gauche dans Adobe Reader
  • Cliquez sur « Certificats »
  • Cliquez sur « Signer numériquement » et dessinez la zone dans laquelle vous souhaitez que la signature apparaisse
  • Le certificat dans la carte à puce (insérée dans le lecteur) est bien détecté, cliquez sur « Continuer »
  • Un aperçu de la signature s’affiche, vous pouvez le personnaliser en cliquant sur « Modifier »
  • Cliquez sur « Signer »

 

Une fois toutes les étapes terminées, assurez-vous que la signature apparaît bien dans l’encart défini.

Si vous rencontrez des difficultés pour activer votre certificat, veuillez solliciter la Direction de l'Expansion Economique par courriel à l'adresse suivante : esign@gouv.mc  

Le mandataire de certification est désigné par un représentant légal afin de gérer le parc de certificats au sein d'une entreprise.

Avant de pouvoir réaliser la demande de certificat en lieu et place d’un porteur, le mandataire doit faire signer un mandat par le représentant légal de la société.
Lorsqu'il transmettra une demande de certificat pour un porteur, il devra joindre le mandat de certification dûment complété et signé.

La demande d’enregistrement d’un mandataire de certification n’a besoin d’être réalisée qu’une fois. Ensuite, le mandataire a les pouvoirs pour gérer le parc de certificats électroniques de la société. 

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Obtenir et remplir les formulaires

Les formulaires nécessaires à l’enregistrement d’un porteur par un mandataire sont disponibles en téléchargement ci-dessous :
Télécharger le fichier Mandat du mandataire de certification par un représentant légal (355-0070-01-2021) Mandat du mandataire de certification par un représentant légal (355-0070-01-2021)
Télécharger le fichier Formulaire d'enregistrement porteur (355-0069-01-2021) Formulaire d'enregistrement porteur (355-0069-01-2021)

Le futur mandataire doit en effet tout d'abord s'enregistrer avant de pouvoir déposer les demandes d'enregistrement porteur.

Il doit télécharger et remplir le mandat au format électronique (PDF).

Le futur porteur, le représentant légal et le mandataire doivent prendre connaissance des Conditions Générales d'Utilisations disponibles en téléchargement ci-contre : Télécharger le fichier Conditions Générales d'Utilisation Conditions Générales d'Utilisation

 

Mandat du mandataire de certification 

Ce document contient deux parties :

  • Une partie complétée par le représentant légal qui donne pouvoir au futur mandataire de certification afin de gérer le parc de certificats de l’entreprise
  • Une partie complétée par le mandataire de certification

 

NB : les champs du formulaire au format PDF ne doivent pas être remplis de manière manuscrite mais saisis directement dans le PDF.

Puis faire remplir au futur porteur et au représentant légal le formulaire d'enregistrement du porteur :

 

Formulaire d'enregistrement porteur 

Ce document contient également deux parties :

  • Une partie complétée par le futur porteur : Formulaire de demande de certificat de signature ou de cachet électronique pour les entreprises
  • Une partie complétée par le représentant légal qui autorise ainsi le futur porteur à effectuer une demande de certificat professionnel au nom de l’entreprise : il s'agit d'une attestation du représentant légal autorisant la demande de certificat pour un porteur

 

NB : les champs des formulaires ne doivent pas être remplis de manière manuscrite mais saisis directement dans le PDF.

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Envoyer les formulaires pour prise de rendez-vous

Le mandataire de certification transmet les formulaires dûment remplis à la Direction de l’Expansion Économique par courriel à l’adresse esign@gouv.mc  

Si un formulaire est incomplet, une demande de compléments est transmise à l’expéditeur (par retour de courriel).

Si les formulaires sont complets, une date de rendez-vous est proposée au mandataire.

3

Réunir les documents justificatifs en amont du rendez-vous

En amont du rendez-vous, le futur mandataire doit :

  • Imprimer les formulaires (mandat et demande d'enregistrement porteur) précédemment complétés et transmis par courriel à la Direction de l'Expansion Économique.

 

Concernant le mandat :

  • Signer le formulaire (en tant que mandataire) puis le faire signer par le représentant légal (les Conditions Générales d'Utilisation doivent être acceptées puis signées de manière manuscrite afin de valoir acceptation)
  • Préparer l’original et la photocopie de sa pièce d’identité en tant que mandataire (carte d'identité, carte de séjour ou passeport)

 

Concernant le formulaire de demande d'enregistrement porteur :

  • Faire signer le formulaire de demande par le porteur et le représentant légal (les Conditions Générales d'Utilisation doivent être acceptées puis signées de manière manuscrite afin de valoir acceptation)
  • Préparer la photocopie de la pièce d’identité du porteur (carte d'identité, carte de séjour ou passeport)

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Déroulé du rendez-vous

A l’heure du rendez-vous le mandataire doit être muni des documents indiqués au point 3.

Le prix fixé est de 120€ pour enregistrer un porteur et n’est pas soumis à la TVA. Le paiement est réalisé par TPE, chèque ou en espèces. 

La carte à puce contenant le certificat ainsi qu’un document papier contenant le code d’accès sont remis au mandataire.

C'est au mandataire de remettre en main propre le certificat au porteur enregistré et de lui indiquer les modalités d'activation et d'utilisation du certificat.

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Activer le certificat

Dès lors que le porteur est muni de sa carte à puce contenant son certificat, il peut activer celui-ci en cliquant sur le lien transmis automatiquement par courriel à l’adresse fournie dans le dossier.

Après avoir saisi le code d’accès fourni sur le document papier délivré lors de la remise, le porteur accède à son code PIN et peut alors faire usage de son certificat pour signer ou cacheter des documents.

 

Comment procéder à l’activation ?

  • Ouvrir le courriel "Activation de votre certificat" reçu à la suite de votre enregistrement
  • Cliquer sur le lien URL dans le corps de ce courriel
  • Saisir le code d’accès (du document papier remis lors du rendez-vous) sur la page qui s’affiche
  • Une page avec un lien URL vers un PDF téléchargeable contenant votre code PIN s’affiche

 

NB : Vous devez conserver précieusement votre code PIN. Il vous sera demandé à chaque signature.

Si vous rencontrez des difficultés pour activer votre certificat, veuillez solliciter la Direction de l'Expansion Économique par courriel à l'adresse suivante : esign@gouv.mc  

6

Utiliser le certificat de signature ou de cachet électronique professionnel

De quoi avez-vous besoin ?

  • Votre carte à puce contenant votre certificat de signature ou de cachet électronique
  • Votre lecteur de carte (USB)
  • Le logiciel SafeNet Client installé sur votre ordinateur (disponible en téléchargement sur cette page )
  • Votre document en PDF, ouvert dans le logiciel gratuit Adobe Reader

 

Comment signer un document ?

  • Branchez le lecteur de carte USB à votre PC et y introduire la carte 
    NB : la 1ère fois que la carte est introduite dans le lecteur, un avertissement de sécurité s’affiche avec la question « Voulez-vous installer ce certificat ? ». Cliquez sur «Oui». Le certificat sera alors reconnu lorsqu’il sera introduit dans le lecteur
  • Ouvrez votre document dans Adobe Reader
  • Cliquez sur « Outils » en haut à gauche dans Adobe Reader
  • Cliquez sur « Certificats »
  • Cliquez sur « Signer numériquement » et dessinez la zone dans laquelle vous souhaitez que la signature apparaisse
  • Le certificat dans la carte à puce (insérée dans le lecteur) est bien détecté, cliquez sur « Continuer »
  • Un aperçu de la signature s’affiche, vous pouvez le personnaliser en cliquant sur « Modifier »
  • Cliquez sur « Signer »

 

Une fois toutes les étapes terminées, assurez-vous que la signature apparaît bien dans l’encart défini.

Si vous rencontrez des difficultés pour activer votre certificat, veuillez solliciter la Direction de l'Expansion Economique par courriel à l'adresse suivante : esign@gouv.mc  

Dernière modification le 25/03/2021

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